Yhdellä tiedolla pitää olla selkeä lähde
Päätä, mikä järjestelmä määrää myytävän saldon. Se voi olla verkkokauppa, varastonhallinta tai toiminnanohjausjärjestelmä. Muiden järjestelmien tehtävä on käyttää tätä tietoa sovitusti. Jos verkkokaupassa ja myymälässä voidaan molemmissa muuttaa samaa saldoa ilman yhteisiä sääntöjä, myöhempi synkronointi voi palauttaa vanhan luvun uuden päälle.
Tunnista myös tietojen ero: fyysisesti hyllyssä oleva määrä, tilauksiin varattu määrä ja vapaasti myytävä määrä eivät ole sama asia. Saapuvaksi merkitty tuote ei välttämättä ole vielä toimitettavissa. Shopifyn varastotilojen ohje havainnollistaa näitä eroja alustansa käsitteillä. Omassa toteutuksessa nimet ja laskentasäännöt sovitetaan käytettyihin järjestelmiin.
Milloin tilaus varaa tuotteen?
Ostoskoriin lisääminen, tilauksen vahvistaminen ja maksun onnistuminen ovat eri vaiheita. Valitse, missä kohdassa tuote varataan ja kuinka pitkään varaus on voimassa. Liian aikainen pitkä varaus voi estää muita ostamasta. Liian myöhäinen varaus voi mahdollistaa viimeisen tuotteen myynnin usealle asiakkaalle.
Määrittele myös epäonnistunut maksu ja kesken jäänyt tilaus. Milloin niiden varaama määrä palautuu myyntiin? Jos vapautuminen vaatii käsityötä, henkilökunnan pitää nähdä odottavat tilanteet. Asiakkaalle näytettävän saatavuuden pitää vastata tätä käytäntöä. Varastossa-teksti ei saa tarkoittaa yhtä asiaa ennen kassaa ja aivan toista tilausvahvistuksessa.
Myymälä ja verkkokauppa jakavat saman todellisuuden
Yhteisessä varastossa myymälän myynti vaikuttaa verkossa myytävään määrään. Ratkaise tiedon siirron viive ja toiminta yhteyden katketessa. Jos kassajärjestelmä ja verkkokauppa päivittävät saldoja vain harvoin, viimeisten kappaleiden saatavuus voi olla epävarma. Tätä ei korjata pelkästään näyttämällä sivulla ajantasainen-sanaa.
Toisinaan pieni varmuusvara on perusteltu liiketoimintapäätös, mutta sen vaikutus myyntiin pitää ymmärtää. Vaihtoehtona voi olla erillinen verkkokauppavarasto tai viimeisten kappaleiden saatavuuden tarkistus ennen vahvistusta. Valinta riippuu tuotteista ja toimintatavasta. Asiakkaan näkökulmasta tärkeintä on, että lupaus on selkeä ja mahdollinen poikkeus hoidetaan nopeasti.
Variantilla pitää olla oma tunniste ja saldo
Yhden tuotteen eri kokoja tai värejä ei yleensä voi käsitellä yhtenä vapaana määränä. Asiakas tarvitsee juuri valitsemansa vaihtoehdon. Yhtenäiset tuote- ja varianttitunnisteet auttavat yhdistämään tiedot eri järjestelmien välillä. Pelkkä tuotenimi ei riitä, jos se voi muuttua tai esiintyä useassa muodossa.
Sama periaate koskee pakkauksia ja settejä. Jos myyt yksittäistä tuotetta sekä siitä muodostettua kolmen kappaleen pakkausta, päätä, mistä yhteisestä määrästä ne vähennetään. Muuten sama fyysinen tavara voi näyttää olevan myytävissä kahteen kertaan. Myös toimittajan pakkausyksikkö voi poiketa asiakkaalle myytävästä yksiköstä.
Useat varastot tuovat toimitukseen valintoja
Kun tavaraa on myymälässä, keskusvarastossa ja toimittajalla, kokonaissaldo ei yksin kerro toimitusaikaa. Päätä, saako yhden tilauksen jakaa useaan lähetykseen ja mistä asiakkaan valitsema nouto tehdään. Tuotteet voivat olla saatavilla kokonaisuutena, vaikka niitä ei ole samassa paikassa.
Saatavuusviestin pitää auttaa asiakasta tekemään päätös. Heti omasta varastosta ja saatavilla toimittajalta ovat eri lupauksia. Toimittajan tiedon päivitysväli ja luotettavuus pitää selvittää ennen sen näyttämistä asiakkaalle. Jos tieto on epävarma, kuvaa käsittelytapa rehellisesti äläkä muunna sitä automaattisesti täsmälliseksi toimitusajaksi.
Palautus ei aina vapauta tuotetta myyntiin
Asiakkaan palautus voi olla tulossa, vastaanotettu, tarkistettu tai jälleenmyyntikelvoton. Tuote ei välttämättä ole myytävissä heti hyvityksen tekemisen jälkeen. Varaston ja maksujen tapahtumat erotetaan, jotta vahingoittunut tuote ei ilmesty vahingossa saataville. Myös vaihto eri kokoon tarvitsee sekä vanhan että uuden variantin käsittelyn.
Sovi työntekijän näkökulmasta yksinkertainen kulku. Hän tarvitsee tiedon, mihin tuote laitetaan ja missä vaiheessa saldo muuttuu. Jos käytäntö edellyttää muistinvaraista korjausta toisessa järjestelmässä, virheriski kasvaa. Hyvä järjestelmä tukee sovittua prosessia eikä jätä sen tärkeintä vaihetta näkymättömäksi.
Testaa tietovirta myös häiriössä
Kokeile uuden tilauksen lisäksi peruutusta, epäonnistunutta maksua, palautusta ja käsin tehtyä saldokorjausta. Testaa tilanne, jossa yhteys katkeaa ja palautuu. Selvitä, käsitelläänkö odottavat muutokset oikeassa järjestyksessä ja voiko sama viesti vähentää saldoa kahdesti. Poikkeaman pitää näkyä vastuuhenkilölle.
Käyttöönoton jälkeen vertaile järjestelmien saldoja sovitulla rytmillä ja selvitä erot. Fyysinen inventointi ja järjestelmien välinen vertailu ratkaisevat eri kysymyksiä: kaksi järjestelmää voi näyttää samaa väärää lukua. Kivijalkaliikkeen verkkokaupassa henkilökunnan päivittäinen työ on siksi yhtä tärkeä osa toteutusta kuin tekninen yhteys.