Tilauksella, maksulla ja tilityksellä on eri tehtävä
Tilaus kertoo, mitä asiakas osti ja millä ehdoilla. Maksu kertoo maksutapahtuman tilanteen. Tilitys puolestaan kuvaa sitä, mitä maksupalvelu siirtää kauppiaan tilille ja milloin. Näiden summat tai ajankohdat eivät välttämättä vastaa toisiaan yksi yhteen. Maksupalvelun kulut, osittaiset hyvitykset ja koontitilitykset voivat tehdä erotuksesta aivan normaalin.
Integraation suunnittelussa ei siksi riitä kysymys siirtyvätkö tilaukset. Selvitä, siirtyvätkö tilausrivit, toimituskulut, alennukset, maksutapa ja tapahtumien tunnisteet. Kirjanpitäjä määrittelee tarvitsemansa käsittelytavan, ja tekninen toteuttaja varmistaa, että järjestelmistä saadaan siihen tarvittava tieto. Verkkokaupan näkymä ei yksin päätä kirjanpidon menettelyä.
Päätä tiedon suunta ja ensisijainen järjestelmä
Yhteys voi lähettää tilauksen verkkokaupasta taloushallintoon ja palauttaa laskun tai käsittelyn tilan takaisin. Tuote- ja asiakastiedot voivat kulkea eri suuntaan. Jokaiselle tiedolle tarvitaan selvä lähde: missä sitä saa muuttaa ja missä se vain näytetään. Muuten kaksi järjestelmää voi korvata toistensa korjauksia.
Asiakastiedon yhdistämiseen ei kannata luottaa pelkän nimen perusteella. Samannimisiä asiakkaita voi olla useita, ja yrityksen yhteyshenkilö voi vaihtua. Tuotteilla, tilauksilla ja asiakkailla tarvitaan sovitut tunnisteet. Jos jokin kohdejärjestelmän pakollinen tieto puuttuu, päätetään jo suunnittelussa, pysähtyykö siirto, täydentääkö ihminen tiedon vai käytetäänkö sovittua oletusta.
Palautukset kuuluvat ensimmäiseen toteutukseen
Täysi palautus on eri asia kuin yhden tuotteen, toimituskulun tai osan hinnasta hyvittäminen. Integraation pitää pystyä liittämään korjaus oikeaan alkuperäiseen tapahtumaan. Muuten verkkokauppa ja taloushallinto voivat näyttää keskenään eri myyntiä, vaikka molempiin olisi syntynyt jonkinlainen palautusmerkintä.
Sovi erikseen rahan palautus, taloudellinen hyvitys ja tuotteen paluu varastoon. Ne voivat tapahtua eri aikaan. Asiakas voi saada hyvityksen ennen kuin tuote on tarkistettu jälleenmyyntikelpoiseksi. WooCommercen tilauksen hallintaohje kuvaa tilauksen muokkaamista ja palautustoimintoja, mutta käytettävän maksupalvelun ja taloushallintoliittimen toiminta tarkistetaan omasta kokonaisuudesta.
Suunnittele täsmäytys ennen automaatiota
Täsmäytys tarkoittaa, että eri järjestelmien tapahtumat pystytään yhdistämään ja niiden erot selittämään. Hyödyllinen näkymä näyttää onnistuneiden siirtojen lisäksi puuttuvat, epäonnistuneet ja käsittelyä odottavat tapahtumat. Pelkkä ilmoitus yhteys kunnossa ei kerro, siirtyivätkö kaikki tämän päivän tilaukset.
Määrittele, millä tarkkuudella ja rytmillä tietoja verrataan. Päivän verkkokauppamyyntiä ei voi aina verrata sellaisenaan saman päivän pankkitilitykseen. Tarkastele tapahtumien ajankohtia ja sovittua käsittelytapaa. Talouden ammattilainen hyväksyy kirjausperiaatteet; teknisen toteutuksen tehtävä on säilyttää tapahtumaketjun jäljitettävyys ja tuoda poikkeamat näkyviin.
Virhe saa näkyä, mutta se ei saa monistaa myyntiä
Verkkoyhteys voi katketa juuri, kun kohdejärjestelmä on vastaanottanut tilauksen mutta kuittaus ei saavu takaisin. Jos lähetys tehdään uudelleen ilman tunnistamista, sama tapahtuma voi syntyä kahdesti. Integraation pitää siksi käsitellä toistuvat lähetykset hallitusti ja säilyttää tieto jo käsitellyistä tunnisteista.
Sovi myös, kuka seuraa virhejonoa. Kirjanpitäjä voi huomata puuttuvan tapahtuman, mutta teknisen virheen ratkaisu kuuluu toiselle henkilölle. Ilmoituksen pitäisi kertoa riittävästi selvittämiseen ilman tarpeettomia henkilötietoja. Virheen korjauksen jälkeen tarkistetaan sekä puuttunut tieto että mahdolliset kaksoiskappaleet. Automaation arvo katoaa nopeasti, jos sen epäonnistumista ei huomaa kukaan.
Esimerkki: tilaus ja yhden tuotteen palautus
Havainnollistavassa tilanteessa asiakas ostaa kaksi tuotetta ja maksaa toimituksen. Tilaus siirtyy taloushallintoon riveineen. Maksupalvelu tilittää myöhemmin usean asiakkaan maksuja samassa erässä ja vähentää sovitut kulut. Alkuperäinen tilausnumero ja maksutapahtuman tunniste mahdollistavat yhteyden näiden tietojen välillä.
Asiakas palauttaa toisen tuotteen. Kauppias tekee sovitun hyvityksen, ja integraatio siirtää sen alkuperäiseen tapahtumaan liittyvänä korjauksena. Varaston työntekijä tarkistaa tuotteen kunnon ennen sen palauttamista myytävään saldoon. Näin rahan, kirjanpidon ja varaston muutokset eivät sekoitu yhdeksi epämääräiseksi palautus-tilaksi. Esimerkki ei kuvaa tietyn ohjelmiston valmisominaisuutta tai Tuuman asiakkaan taloustietoja.
Rajaa käyttöönotto oikeilla testitapauksilla
Kokeile tavallisen tilauksen lisäksi alennusta, eri toimitustapaa, peruutusta, osittaista palautusta ja epäonnistunutta siirtoa. B2B-kaupassa myös laskutusasiakas ja asiakaskohtainen hinta voivat vaatia oman testinsä. Hyväksyntä tehdään molemmissa järjestelmissä, ei pelkästään verkkokaupan tilauslistassa. Testiaineisto erotetaan aidosta kirjanpitoaineistosta.
Toteutuksen kustannukseen vaikuttaa se, löytyykö oikeaan käyttötapaan sopiva ylläpidetty liitin vai tarvitaanko räätälöintiä. Tarkista myös jatkuvat maksut, rajapinnan rajoitukset ja liittimen ylläpitovastuu. Valmis integraatio ei automaattisesti kata kaikkia erikoistilanteita. Jos toiminnan määrä on aluksi pieni, hallittu käsittelyprosessi voi olla järkevä välivaihe ennen laajaa automaatiota.
Mitä toimittajalta kannattaa saada valmiina?
Pyydä kuvaus siirtyvistä tiedoista, testatuista tilanteista ja avoimista rajauksista. Käyttöönoton jälkeen pitäisi tietää, mistä virheet löytyvät ja miten yhden tapahtuman kulku selvitetään. Myös käyttöoikeuksien, päivitysten ja yhteyden katkeamisen vastuut kuuluvat toimitukseen. Ilman näitä teknisesti toimiva yhteys voi olla vaikea ylläpitää.
Jos samalla uudistetaan koko kauppaa, integraatiolle pitää varata oma hyväksyntävaihe. Tuotelistan ulkoasun hyväksyminen ei tarkoita, että talouden tiedonsiirto olisi valmis. B2B-verkkokaupan suunnittelussa asiakastiedot, hinnastot ja laskutus kannattaa käsitellä yhdessä tämän työn kanssa.