Kumppanin vaihtaminen ei automaattisesti vaadi uuden mainostilin perustamista tai vanhan historian poistamista. Usein tärkeintä on siirtää työskentelyoikeudet hallitusti ja säilyttää toimivat yhteydet. Tässä oppaassa käymme läpi yrityksen näkökulmasta olennaiset riippuvuudet ja vaihdon järjestyksen.
Yrityksen hallinta ja kumppanin työoikeus erotetaan
Yritys tarvitsee oman luotettavan pääsyn keskeisiin tileihin ja tiedon niiden vastuuhenkilöistä. Kumppanille annetaan tehtävän edellyttämät oikeudet. Tarkoitus ei ole jakaa yhtä henkilökohtaista salasanaa kaikille, vaan käyttää palvelun omia käyttöoikeuksia ja tunnistettavia käyttäjiä.
Käytännön omistajuus on laajempi asia kuin yksi käyttöliittymän sana. Mainostili, yrityksen hallintakokonaisuus, laskutusprofiili ja aineiston käyttöoikeus voivat olla erillisiä. Selvitä, mitä oikeuksia yrityksellä todella on ja mitä se pystyy tekemään ilman ulkopuolisen henkilön kirjautumista.
Varmista myös jatkuvuus henkilövaihdoksissa. Yrityksen pääsy ei saa riippua vain entisen työntekijän yksityisestä sähköpostista tai puhelimesta. Käytä henkilökohtaisia käyttäjätilejä hallitusti, huolehdi asianmukaisista palautustavoista ja pidä yrityksellä sovittu vastuuhenkilö varahenkilöineen.
Selvitä ensin kaikki mainontaan liittyvät osat
Mainostilin lisäksi toimintaan voi liittyä analytiikka, tagienhallinta, yrityksen sivut, tuoteluettelo, mittauksen tietolähde ja verkkosivuston asetukset. Yhden tilin käyttöoikeus ei automaattisesti avaa muita. Vaihdon suunnittelu alkaa tästä kokonaisuudesta.
Kirjaa tilien tunnisteet ja roolit ilman salasanojen tallentamista yleiseen projektimuistioon. Tunniste auttaa varmistamaan, että kutsu tai linkitys koskee oikeaa kohdetta. Samannimisiä testitilejä tai vanhoja omaisuuksia voi olla useita, joten pelkkä näkyvä nimi ei aina riitä.
Kysy myös, mitä yhteyksiä nykyinen kumppani ylläpitää. Raportointipalvelu, syöte tai mittauksen välitys voi toimia kumppanin järjestelmässä. Jos oikeus poistetaan ennen korvaavan yhteyden valmistumista, mainonta tai seuranta voi katketa yllättäen.
Google Adsissa hallinnoijan linkitys ei ole uusi mainostili
Google Adsissa kumppani voi hallita yrityksen olemassa olevaa tiliä hallinnoijatilin yhteyden kautta. Google erottaa tavallisen linkityksen hallinnollisesta omistajuudesta. Yrityksen on siksi ymmärrettävä, mitä valtuuksia linkitys antaa. Googlen ohje hallinnoijatilin omistajuudesta.
Googlen mukaan hallinnoijayhteyden irrottaminen ei itsessään poista asiakastilin omaa kampanjahistoriaa. Yhteyden muutoksessa pitää kuitenkin tarkistaa siihen liittyvät riippuvuudet. Googlen ohje tilien irrottamisesta.
Älä perusta uutta tiliä vain siksi, että uusi tekijä haluaa aloittaa puhtaalta pöydältä. Uudelle tilille voi olla perusteltu syy, mutta ensin arvioidaan historian, laskutuksen ja mittauksen jatkuvuus. Kampanjoiden kehittäminen on eri päätös kuin tilin vaihtaminen.
Metassa tarkista jokainen tarpeellinen kohde erikseen
Meta-mainonnassa tarvittavat oikeudet voivat koskea mainostilin lisäksi yrityksen sivuja, Instagram-tiliä, tuoteluetteloa ja mittauksen tietolähteitä. Tee vaihdosta luettelo käytössä olevan kokonaisuuden perusteella. Älä oleta, että yhden kutsun hyväksyminen varmistaa kaiken toiminnan.
Tarkat roolien nimet ja käyttöliittymän vaiheet tarkistetaan nykyisestä Meta-ympäristöstä. Yrityksen tavoitteena on säilyttää hallinta ja antaa kumppanille tarvittava tehtäväkohtainen pääsy. Henkilökohtaisen kirjautumisen jakaminen ei ole toimiva korvike puuttuville oikeuksille.
Jos jokin kohde on väärän organisaation hallinnassa tai siirtoa on rajoitettu, selvitä tilanne ennen vanhan yhteistyön sulkemista. Kaikkien omaisuuksien siirrettävyyttä ei pidä luvata ilman tilikohtaista tarkistusta. Dokumentoi myös ne kohteet, joiden hallinta vaatii palveluntarjoajan tukea.
Laskutus ja aineistot kuuluvat vaihtoon
Selvitä maksutapa, laskujen vastaanottaja ja mahdolliset avoimet kulut. Kumppanin käyttöoikeuden poistaminen ei välttämättä muuta laskutusta halutulla tavalla. Vastaavasti maksutavan vaihtaminen voi vaikuttaa kampanjoiden jakeluun, joten muutos tehdään sovitussa järjestyksessä.
Aineistojen osalta tarkista alkuperäiset kuvat, videot, tekstit ja käyttöoikeudet. Mainostilillä näkyvä valmis mainos ei yksin kerro, saako samaa materiaalia muokata tai käyttää muualla. Sopimuksen ja aineiston lisenssien pitää tukea suunniteltua jatkokäyttöä.
Säilytä myös tieto siitä, mitä aiemmin testattiin ja mitä opittiin. Pelkkä mainosten kopiointi ei siirrä ymmärrystä niiden tarkoituksesta. Uusi tekijä hyötyy perustelluista havainnoista enemmän kuin pitkästä nimeämättömästä aineistokansiosta.
Mittauksen jatkuvuus pitää varmistaa
Tarkista käytössä olevat tapahtumat, tavoitteet ja niiden lähteet. Jos konversio tulee vanhan kumppanin ylläpitämästä yhteydestä, tarvitaan korvaava ratkaisu ennen sen poistamista. Muuten kampanja voi jäädä ilman tavoitetietoa, vaikka mainokset näkyvät edelleen.
Älä lisää uutta seurantaa vanhan rinnalle varmistamatta päällekkäisyyttä. Sama yhteydenotto tai ostos voi alkaa kirjautua kahdesti. Konversioseurannan oppaassa käsitellään, miten tapahtuman merkitys ja toiston esto tarkistetaan.
Kirjaa vaihdon päivämäärä raportointiin. Jos mittauksen toteutus tai kohdistus muuttuu, ennen ja jälkeen syntyneet luvut eivät välttämättä ole suoraan vertailukelpoisia. Muutoksen läpinäkyvyys auttaa erottamaan teknisen muutoksen liiketoiminnan kehityksestä.
Esimerkki hallitusta kumppanin vaihdosta
Kuvitteellinen yritys säilyttää oman mainostilinsä ja lisää uuden kumppanin tarvittavilla oikeuksilla. Uusi tekijä tarkistaa nykyiset kampanjat, laskutuksen ja mittauksen ennen muutoksia. Yritys vahvistaa, mitkä aineistot jäävät käyttöön ja mitkä yhteydet pitää korvata.
Kun pääsy ja riippuvuudet on varmistettu, sovitaan päivä, jolloin vastuu siirtyy. Vanhan kumppanin tarpeettomat oikeudet poistetaan tämän jälkeen. Kampanjoiden uudistaminen suunnitellaan erikseen, jotta käyttöoikeusmuutos ja tulosmuutos eivät sekoitu yhdeksi hallitsemattomaksi toimenpiteeksi.
Esimerkki kuvaa tavoiteltavaa järjestystä, ei kaikille tileille varmasti sopivaa siirtomenettelyä. Tilikohtaiset rajoitukset ja sopimukset tarkistetaan ennen toteutusta.
Tarkista lopuksi yrityksen oma toimintakyky
Yrityksen vastuuhenkilön pitää pystyä kirjautumaan oikeaan tiliin, näkemään laskutus ja hallitsemaan sovittuja oikeuksia. Uuden kumppanin pitää päästä tekemään sovitut tehtävät. Pelkkä sähköpostiin tullut hyväksymisilmoitus ei riitä, jos käyttö käytännössä estyy.
Poista tarpeettomat käyttäjät vasta, kun jatkuvuus on varmistettu. Tarkista myös ulkoiset yhteydet ja raporttien vastaanottajat. Tavoitteena on selkeä käyttöoikeusrakenne, jossa jokaisen pääsyn tarkoitus tunnetaan.
Google Ads -auditointi voi auttaa kartoittamaan nykyistä mainontaa ennen muutoksia. Meta-markkinoinnin yhteistyössä tilien ja aineistojen hallinta sovitaan yhtä selkeästi kuin kampanjan tavoite.