Verkkotunnus ja sivusto ovat eri asioita
Verkkotunnus ohjaa kävijän oikeaan palveluun, mutta sen hallinta ei automaattisesti anna pääsyä sivuston tiedostoihin. Vastaavasti WordPressin pääkäyttäjätunnus ei välttämättä mahdollista domainin asetusten muuttamista. Yrityksen pitää tietää, missä verkkotunnus on rekisteröity, kuka on merkitty sen haltijaksi ja miten hallintaan päästään.
Uusiminen on yhtä tärkeä kuin alkuperäinen rekisteröinti. Tarkista, mihin muistutukset ja laskut tulevat sekä mitä tapahtuu yhteyshenkilön vaihtuessa. Verkkotunnuksen hallintaa ei kannata jättää yhden entisen työntekijän henkilökohtaisen sähköpostin varaan. Myös palautusmenettely ja vahva tunnistautuminen kuuluvat jatkuvuuden suunnitteluun, eivät vasta häiriötilanteeseen.
Erota palvelintila, julkaisujärjestelmä ja sähköposti
Sivusto voi sijaita yhdellä palveluntarjoajalla ja sähköposti toisella. Molemmat voivat käyttää saman verkkotunnuksen asetuksia. Siksi verkkosivun siirto ei ole sama asia kuin kaikkien verkkotunnuksen tietueiden korvaaminen. Ennen muutosta selvitetään, mitkä asetukset liittyvät sivuun ja mitkä esimerkiksi sähköpostin vastaanottoon tai lähetyksen varmennukseen.
Yrityksellä kannattaa olla ajantasainen tieto palveluntarjoajista, laskutuksesta ja yhteyshenkilöistä. Salasanoja ei tallenneta julkisiin projektimuistioihin tai lähetetä tavallisena viestiketjuna. Käyttöoikeudet annetaan henkilökohtaisesti tarkoitukseen sopivalla tavalla. Näin toimittajalle voidaan myöntää tarvittava pääsy ilman, että koko yrityksen tunnuksia jaetaan.
Aineiston omistus ja käyttöoikeus eivät ole sama asia
Tekstit, valokuvat, videot, fontit ja ohjelmistot voivat olla eri ehdoilla käytössä. Asiakkaan toimittama oma valokuva on eri tilanne kuin lisenssipankista hankittu kuva tai toimittajan lisenssillä käytetty fontti. Selvitä, mihin käyttöön lupa on annettu ja säilyykö se sivustoa tai toimittajaa vaihdettaessa.
Sopikaa myös muokattavien alkuperäisten aineistojen luovutus. Verkkosivulla näkyvä pakattu kuva ei korvaa alkuperäistä tiedostoa, jos sitä tarvitaan myöhemmin toiseen rajaukseen. Sama koskee logoja ja suunnitteluaineistoja. Käyttöoikeuksia ei pidä päätellä tiedoston hallussapidosta, vaan ne tarkistetaan sopimuksista ja aineiston ehdoista.
Lisenssit ja integraatiot voivat jäädä piiloon
Sivusto voi käyttää maksullista teemaa, lisäosia, varauspalvelua tai ulkoista lomakepalvelua. Jos nämä ovat toimittajan tilillä, yhteistyön päättyminen voi vaikuttaa päivityksiin tai toimintaan. Selvitä jo ennen vaihtoa, mitkä käyttöoikeudet siirtyvät ja mitkä yrityksen täytyy hankkia itse. Toimiva julkinen sivu ei paljasta kaikkia riippuvuuksia.
Tarkista myös analytiikka ja mainontaan liittyvät tunnukset. Yrityksen pitää päästä omaan historiaansa ja hallita palveluntarjoajien oikeuksia. Mittaus ei saa katketa vain siksi, että verkkosivun toteuttaja vaihtuu. Mainostilejä käsittelee erikseen mainostilin omistajuuden opas, koska niiden käyttöoikeudet ja laskutus ovat oma kokonaisuutensa.
Valmistele vaihto ennen vanhan palvelun päättämistä
Uuden toteuttajan kannattaa tarkistaa siirrettävä aineisto ja tarvittavat oikeudet ennen irtisanomista. Pelkkä lupaus tiedostojen luovutuksesta ei kerro, saadaanko tietokanta, asetukset ja ulkoisten palvelujen yhteydet mukaan. Testikopio auttaa varmistamaan, että kokonaisuus voidaan käynnistää uudessa ympäristössä.
Sopikaa muutoksen ajankohta, vastuuhenkilöt ja palautumisen tapa. Vanha palvelu pidetään tarvittaessa käytettävissä siirtymän ajan sopimuksen mukaisesti. Jos sisältö muuttuu siirron aikana, päätetään, miten viimeisimmät muutokset siirretään mukaan. Verkkokaupassa uusien tilausten säilyminen vaatii erityistä huomiota; yrityssivustossa tarkistetaan ainakin lomakkeiden ja sähköpostin toiminta.
Luovutuksen jälkeen tarkistetaan toiminta
Kun siirto on tehty, kokeile sivut, tärkeät osoitteet ja yhteydenoton kulku. Tarkista myös, että yritys pääsee hallintaan omilla oikeuksillaan ja että laskutus jatkuu oikeaan osoitteeseen. Vanhan toimittajan tarpeettomat oikeudet poistetaan vasta, kun uusi vastuu on varmistettu. Näin ei katkaista korjaamiseen tarvittavaa pääsyä kesken siirtymän.
Luovutusdokumentin hyöty syntyy ajantasaisuudesta. Siinä pitää olla ymmärrettävä kuva siitä, mitä palveluja käytetään ja kuka vastaa niiden ylläpidosta. Yksittäinen tekninen tiedostopaketti ilman selitystä voi olla vaikea hyödyntää myöhemmin. Tavoitteena on, että yritys pystyy jatkamaan toimintaa myös henkilön tai kumppanin vaihtuessa.
Esimerkki: kolme toimittajaa saman domainin takana
Kuvitteellisen yrityksen domain on rekisteröity palvelussa A, verkkosivu sijaitsee palvelussa B ja sähköposti palvelussa C. Verkkosivu siirretään uuteen ympäristöön. Jos muutoksessa korvataan kaikki domainin asetukset, sähköposti voi häiriintyä, vaikka se ei kuulunut siirrettävään työhön.
Hallittu toteutus selvittää ensin nykyiset riippuvuudet. Sivustoon liittyvä ohjaus muutetaan suunnitellusti ja sähköpostin asetukset säilytetään. Uusi sivu testataan, minkä jälkeen vanha verkkopalvelu voidaan päättää sovitusti. Esimerkki havainnollistaa vastuunjakoa, ei ole yksittäisen palveluntarjoajan siirto-ohje. Tarkat toimet riippuvat aina käytössä olevasta ympäristöstä.
Luovutusaineiston pitää vastata sivuston toteutustapaa
Verkkosivusta otettu kopio ei aina tarkoita, että sivustoa voidaan jatkaa samalla tavalla muualla. Staattinen HTML-vienti voi säilyttää näkyvän sisällön, mutta siitä voivat puuttua alkuperäinen julkaisujärjestelmä, lomakkeiden toiminta ja tapa rakentaa uusia sivuja. Räätälöidyssä toteutuksessa tarvitaan usein myös lähdekoodi ja ohje siitä, miten siitä muodostetaan julkaistava sivusto.
Siksi luovutuksessa määritellään, mitä jatkaja todella saa. Aineistoon voi kuulua tietokanta, mediatiedostot, käytetyn ohjelmiston asetukset, riippuvuuksien tiedot ja julkaisuohje. Salaisuudet, kuten palvelujen avaimet, siirretään erikseen turvallisella tavalla. Niitä ei laiteta julkiseen dokumentaatioon tai tavalliseen jaettuun tiedostopakettiin.
Luovutuksen toimivuuden voi arvioida hallitulla palautuskokeella erillisessä ympäristössä. Näkyvätkö sisällöt, toimivatko olennaiset ominaisuudet ja voidaanko sivua päivittää? Kokeessa ei tarvitse lähettää oikeita asiakasviestejä tai käynnistää tuotannon maksuliikennettä. Tavoite on osoittaa jatkuvuus aiheuttamatta uusia tapahtumia yrityksen oikeaan asiointiin.
Uusimiset ja yhteyshenkilöt kuuluvat omistajuuteen
Domain, palvelintila ja ohjelmistolisenssit voivat uusiutua eri aikoina ja eri maksajilta. Yrityksen pitää tietää, kenen sähköpostiin ilmoitus tulee ja mitä tapahtuu vastuuhenkilön vaihtuessa. Henkilökohtaisen osoitteen varaan jäänyt uusiminen on käytännön riski, vaikka omistajuus olisi sopimuksessa oikein.
Nimeä yritykselle vastuuhenkilö, joka tuntee palvelujen kokonaisuuden, sekä tapa päivittää tieto muutoksissa. Kaikkien ei tarvitse päästä kaikkialle pääkäyttäjänä. Olennaista on, että yrityksellä säilyy mahdollisuus hallita oikeuksia ja vaihtaa toteuttajaa sovittujen ehtojen puitteissa. Ulkoiselle kumppanille annetaan työn edellyttämät oikeudet ja poistetaan tarpeettomat oikeudet yhteistyön päättyessä.
Kun omistajuus on selvä, myös sivuston kehittäminen helpottuu. Uusi toiminto ei aloita tunnusten etsintää tai epäselvää laskutusta, vaan tarvittava päätös voidaan tehdä oikean vastuuhenkilön kanssa. Kyse on jatkuvuudesta: yrityksen verkkopalvelun pitää säilyä hallittavana myös henkilöstön, kumppanin ja teknisen toteutuksen muuttuessa.